育休対象外の通知文書の書き方と必須記載事項【企業担当者向け】

育児休業の申請を受けた際、対象外と判定した場合でも「口頭で伝えて終わり」にしていませんか？育児・介護休業法は、企業に対して書面による通知義務を課しています。通知を怠ったり内容が不十分だったりすると、労使トラブルや行政指導のリスクに直結します。

本記事では、企業の人事担当者が育休対象外通知を正確・適切に発行するための文書の書き方・必須記載事項・対象外となる条件・手続きフローを体系的に解説します。企業の法的責任を果たしながら、従業員との信頼関係を維持するための実務ポイントをまとめました。

育休対象外通知とは？企業が発行すべき理由と法的根拠

育休対象外通知とは、従業員から育児休業の申し出を受けた企業が、その申し出者が法律上または労使協定上の要件を満たさないと判断した場合に交付する正式な書面です。単なる「お断り文書」ではなく、法的義務に基づいた重要な人事書類です。

育児・介護休業法の改正（2022年10月施行）以降、企業には育児休業に関する丁寧な情報提供と手続きの透明性がより強く求められています。対象外通知は、その透明性を担保する根幹となる文書であり、企業の誠実な対応姿勢を示す機会ともなります。

育児・介護休業法が定める通知義務の条文と解釈

育児・介護休業法の通知義務は、主に以下の条文に根拠があります。

第5条（育児休業の申し出）

従業員は子の養育のために育児休業を申し出る権利を持ちます。ただし、一定の要件を満たさない場合は例外として申し出ができない旨が定められています。

第6条（育児休業申し出の拒否）

事業主は、第5条の要件を満たさない申し出に対してのみ拒否することができます。重要なのは、「拒否できる場合」は法律で厳密に限定されているという点です。この条文は企業の恣意的な拒否を禁じており、対象外事由が明確でない限り育休申請を断ることはできません。

通知義務の根拠（第6条・省令・厚生労働省告示）

事業主は申し出を受けた日から原則2週間以内に、育児休業取扱通知書を書面で交付しなければなりません。これは育休が取得できる場合も対象外と判定した場合も同様です。育児・介護休業規則（厚生労働省令）では交付書類の様式や記載内容の基準が示されており、単に「対象外です」と伝えるだけでは義務を果たしたことにはなりません。

手続き	期限の目安	書面要否
育児休業取扱通知書の交付	申し出受領から2週間以内	必須（書面または電磁的方法）
対象外理由の明示	同上	必須
申し出記録の保管	休業終了後3年間	必須

通知を怠った場合のリスク（労働紛争・行政指導）

通知文書を発行しなかった場合、あるいは内容が不十分だった場合には、企業は以下のリスクを負います。

① 労働紛争・損害賠償請求

従業員が「育休を取れるはずだったのに拒否された」「理由を説明されなかった」として、労働審判や民事訴訟を起こすケースがあります。書面による通知がなければ、企業側は「正当な手続きを踏んだ」ことを立証できません。

② 都道府県労働局による行政指導・公表

育児・介護休業法第56条は、厚生労働大臣（都道府県労働局長）が違反企業に対して報告徴収・助言・指導・勧告を行える旨を定めています。勧告に従わない場合は企業名の公表も行われます。

③ 雇用環境整備の評価低下

両立支援等助成金の申請要件や、くるみんマーク取得要件にも適切な手続きの実施が含まれます。不適切な対応は企業の各種認定・助成金の取得に影響します。

④ 心理的安全性の低下・人材流出

口頭のみでの拒否は、当事者のみならず職場全体への不信感につながります。書面による丁寧な通知は、法的義務であると同時に職場環境の維持にも貢献します。

育休対象外となる条件を一覧で確認

育休の申し出を受けた後、まず行うべきは「本当に対象外か」の正確な確認です。対象外事由は法律と労使協定の2つに由来するため、それぞれを区別して把握する必要があります。

育児・介護休業法に基づく5つの対象外事由

2022年4月施行の改正法により、以前は多くの有期雇用労働者が対象外とされていた「入社1年未満」の条件は廃止されました（有期雇用の場合の雇用継続見込み要件は残存）。最新の条文に基づき整理します。

対象外事由	具体的要件	備考
雇用継続見込みなし（有期雇用）	子が1歳6か月に達する日までの間に、労働契約が更新されない見込みが明らかな場合	2022年4月改正で「入社1年未満」要件は廃止
就業日数要件（日雇い等）	日日雇い入れられる労働者	継続雇用実態の有無で判断
労使協定による除外①	雇用された期間が1年未満の労働者	労使協定の締結が必要
労使協定による除外②	申し出日から8週間以内に雇用関係が終了する労働者	同上
労使協定による除外③	週の所定労働日数が2日以下の労働者	同上

重要ポイント
2022年の法改正で有期雇用労働者の「入社1年未満」除外は原則として廃止されました。ただし、労使協定を締結することで「雇用1年未満」の有期雇用労働者を引き続き対象外とすることは可能です。古い規定のままの就業規則・協定を使用している企業は、至急内容を確認してください。

以下は、申し出を受けた際に人事担当者が使えるチェックリストです。

【育休対象外チェックリスト】
□ 有期雇用労働者か？
  → 子が1歳6か月を迎える日までに契約満了が確定しているか
□ 日雇い労働者か？（継続雇用の実態はないか）
□ 自社に「雇用1年未満を対象外とする」労使協定があるか？
  → ある場合：入社日を確認し1年未満かどうかを確認
□ 「申し出日から8週間以内に雇用終了」の協定があるか？
□ 「週所定労働日数2日以下を対象外とする」協定があるか？

労使協定で対象外を定める場合の要件と注意点

労使協定による除外規定は、「就業規則に書いてあればOK」ではありません。以下の要件をすべて満たす必要があります。

① 協定の締結要件

事業主と過半数組合（ない場合は過半数代表者）との書面による協定であること
対象外事由の内容が法令で定められた範囲内であること（法令で認められていない事由を協定で追加することは不可）

② 周知義務

労使協定の内容は全従業員に周知しなければなりません。周知方法としては以下が認められています。

就業規則への記載・掲示
社内イントラネットへの掲載
書面の交付

周知が不十分な場合、対象外事由として有効に主張できないリスクがあります。

③ 協定の有効期間管理

労使協定には有効期間を設けることが一般的です。期間が切れていないか定期的に確認し、必要に応じて更新手続きを行ってください。

④ 就業規則との整合性

労使協定と就業規則（育児介護休業規程）の内容が矛盾していないかを法務部門または社会保険労務士と確認することを強く推奨します。

育児休業給付金が受給できない対象外条件（雇用保険法）

育児休業の取得資格（育児・介護休業法）と、育児休業給付金の受給資格（雇用保険法）は別々の要件です。育休を取得できても給付金が受給できないケース、またその逆もあります。人事担当者は両方を区別して従業員に説明する必要があります。

育児休業給付金の主な受給要件（雇用保険法第61条の7）

要件	具体的内容
雇用保険の被保険者期間	育児休業開始日前2年間に、賃金支払基礎日数が11日以上ある月が12か月以上あること
休業中の賃金要件	育児休業期間中の賃金が、休業開始時の賃金月額の80%未満であること
就業日数の制限	支給単位期間（1か月）中の就業日数が10日以下（または就業時間が80時間以下）であること
同一子への受給歴	同一の子について既に育児休業給付金を受け取っていないこと（一定の例外あり）

給付金が受給できない主なケース

雇用保険に加入して間もない（被保険者期間が12か月未満）
育休中も会社から賃金月額の80%以上の賃金が支給されている
育休中に10日を超えて就労している
産後パパ育休（出生時育児休業）の給付金（出生時育児休業給付金）を受給した後、同じ子に対して再度申請している（受給上限に達している場合）

担当者向けアドバイス
従業員から「育休は取れないのか、給付金がもらえないのかどちらなのか」と問われた際に即答できるよう、両方の要件を事前に確認してから通知書を作成してください。通知書には両方の判定結果を明記することが望ましいです。

育休対象外通知文書の必須記載事項と書き方

ここからは、実際の通知文書作成の実務に入ります。厚生労働省が公開している「育児休業取扱通知書」の様式を基に、対象外判定を伝える場合の記載ポイントを解説します。

通知文書の基本構成と必須記載事項

以下の項目は必ず盛り込む必要があります。

【必須記載事項一覧】

文書のタイトル：「育児休業取扱通知書」または「育児休業申し出に関する通知書」
通知日：文書を交付した年月日
宛名：申し出をした従業員の氏名
差出人：会社名・代表者名（または人事部長名）
申し出の内容の確認：申し出日・申し出内容（いつからいつまでの育休か）
対象外判定の結論：「育児休業を取得いただくことができません」と明確に記載
対象外となる理由（法的根拠を含む）：根拠条文・協定条項と具体的な理由
育児休業給付金の受給可否（育休が取得できる場合も記載が望ましい）
不服申し立て・相談窓口の案内：社内窓口または都道府県労働局の連絡先
担当者連絡先：人事部の電話番号・メールアドレス

通知文書のテンプレート（対象外判定版）

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        育児休業取扱通知書（対象外通知）
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○○年○月○日

○○ ○○ 殿

株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○（または 人事部長 ○○ ○○）

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1. 申し出の確認

  申し出日：○○年○月○日
  申し出内容：○○年○月○日から○○年○月○日までの育児休業
  対象となるお子様：○○年○月○日生まれ（第○子）

2. 取扱いについて

  誠に遺憾ながら、今回の育児休業の申し出については、
  下記の理由により育児休業を取得いただくことが
  できません。

  【対象外となる理由】
  ─────────────────────────────
  □ 当社との雇用契約の満了日が○○年○月○日であり、
    お子様が1歳6か月に達する○○年○月○日までに
    雇用関係が終了する見込みが明らかであるため。
    （育児・介護休業法第5条第1項 参照）

  □ 当社と労働組合との間で締結した労使協定（○○年○月
    ○日付）に基づき、雇用期間が1年未満の労働者を
    育児休業の対象外としているため。
    （育児・介護休業法第6条第1項但し書き 参照）

  □ 週の所定労働日数が2日以下のため。
    （労使協定・育児・介護休業規程第○条 参照）
  ─────────────────────────────
  ※ 上記の□に☑が入った項目が、今回の対象外事由です。

3. 育児休業給付金について

  今回の育児休業取得ができないため、育児休業給付金の
  受給対象にもなりません。
  ※ 育児休業給付金に関する詳細は、ハローワーク
    （公共職業安定所）にお問い合わせください。

4. ご不明点・ご相談窓口

  本通知内容に疑問がある場合は、下記の窓口にご相談
  ください。

  【社内窓口】
  人事部 ○○担当
  TEL：○○-○○○○-○○○○
  Email：jinji@example.co.jp

  【外部相談窓口】
  都道府県労働局 雇用環境・均等部（室）
  ※ 管轄の労働局にお問い合わせください。
  （https://www.mhlw.go.jp/kouseiroudoushou/shozaiannai/roudoukyoku/）

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記載時の注意点と文書管理のポイント

① 法的根拠は必ず条文名・条番号で記載する

「規定上の理由により」などの曖昧な表現は避け、「育児・介護休業法第○条」「当社育児介護休業規程第○条」と具体的に記載してください。万が一紛争になった場合の証拠力が大きく変わります。

② 複数事由がある場合はすべて記載する

1つの対象外事由だけを記載して後から別の事由が発覚すると、「後付けの理由」と見なされるリスクがあります。確認できた対象外事由はすべて記載してください。

③ 電磁的方法での交付も可（本人の同意が必要）

書面交付が原則ですが、従業員が同意している場合はメール等の電磁的方法でも交付可能です。メールで送付する場合は送受信記録を必ず保存してください。

④ 受領確認を取る

「受領しました」というサインまたは返信メールを保管してください。「通知を受けていない」という主張を防ぐ重要な証拠になります。

⑤ 文書は休業終了予定日から3年間保存する

育児・介護休業法の書類保存義務に準じ、通知書の控えは3年間以上保管することを推奨します。

企業が実施すべき対象外判定から通知までの手続きフロー

対象外通知は「書くだけ」で終わりではありません。申請受領から記録保管まで、一連のフローを正確に踏む必要があります。

申請受領から通知書交付までの流れ

STEP 1：育児休業申請書の受領
  └── 申し出日・休業希望期間・対象児の情報を確認

STEP 2：対象外要件の確認（2週間以内が目標）
  ├── 雇用形態・契約満了日の確認
  ├── 入社日・在籍期間の確認
  ├── 週所定労働日数の確認
  └── 労使協定の有無・内容確認

STEP 3：対象外事由の特定と法務確認
  ├── 対象外事由を条文・協定と照合
  ├── 社会保険労務士または法務部門に確認
  └── 判断根拠を文書化

STEP 4：通知文書の作成・決裁
  ├── 必須記載事項の記入
  ├── 上長・法務のダブルチェック
  └── 会社印の押印

STEP 5：通知書の交付（申し出から2週間以内）
  ├── 手渡しまたは書留郵便での交付
  ├── メール交付の場合は同意確認済みか確認
  └── 受領確認書の取得

STEP 6：記録の保管
  ├── 申請書・通知書の控えをセットで保管
  └── 3年間以上保管（電子記録も可）

ハローワークへの手続きと注意点

育休対象外の場合、企業からハローワークへの届出義務は原則として発生しません（育児休業給付金の申請は従業員→ハローワークが基本）。ただし、以下の場合は関連手続きに注意が必要です。

雇用保険の資格喪失届：対象外判定後に雇用契約が終了する場合、速やかに資格喪失届を提出してください。
従業員からの給付金問い合わせへの対応：従業員がハローワークに直接相談する権利があります。会社は正確な情報を従業員に提供する義務があります（在職期間・賃金支払い状況の証明など）。

よくある対象外判定のトラブルと対応策

対象外通知は、往々にしてトラブルの起点になりやすい手続きです。よくある問題と対応策を整理します。

事例別のトラブル対応

【ケース1】「入社1年未満だから対象外」と通知したが、労使協定がなかった

2022年4月の法改正で、正社員・無期雇用の場合の「入社1年未満除外」は廃止されています。また有期雇用であっても、労使協定がない場合は「1年未満」を理由に拒否できません。すでに通知済みの場合は速やかに撤回し、改めて取得可否を判定する必要があります。

【ケース2】通知書を口頭でのみ伝え、書面を交付していない

法律上、書面（または同意を得た電磁的方法）による交付が義務付けられています。口頭での説明だけでは不十分です。当該従業員に対して改めて書面を交付し、日付を正確に記録してください。

【ケース3】対象外と通知したが、従業員から「不当だ」と異議申し立てがあった

まず落ち着いて、通知書記載の根拠条文・協定を再確認する
社会保険労務士・弁護士への確認を行い、判定の正当性を検証する
従業員に都道府県労働局への相談窓口を案内する（これは企業の義務です）
判定に誤りがあった場合は速やかに撤回・謝罪し、育休取得を認める手続きに移行する

【ケース4】育休は対象外だが、従業員が「じゃあ有給休暇を取る」と言っている

育児休業の対象外であることは、有給休暇取得を妨げるものではありません。別途、有給休暇の申請として処理してください。育休と有給の制度は独立しており、一方の対象外が他方に影響することはありません。

よくある質問（FAQ）

Q1. 育休対象外通知書は、何日以内に交付しなければなりませんか？

育児・介護休業法および厚生労働省の指針では、申し出を受けた日からおおむね2週間以内に交付することが求められています。明文上の罰則規定は「2週間」とは書かれていませんが、速やかな交付が法の趣旨であり、遅延した場合は行政指導の対象となりえます。申請を受けた翌営業日には確認作業を開始してください。

Q2. 有期雇用の従業員に育休を取得させたくない場合、どうすればよいですか？

「取得させたくない」という意向だけを理由に拒否することはできません。法律上・労使協定上の対象外事由に該当する場合のみ拒否できます。なお、育休取得を理由とした不利益取り扱い（解雇・雇止め・降格など）は違法です。有期雇用者への対応は特に慎重に行い、社会保険労務士と相談の上で対応方針を決めてください。

Q3. パートタイマーが育休を申請してきました。対象外になりますか？

パートタイマーだからといって一律に対象外にはなりません。週の所定労働日数が2日以下の場合、かつ労使協定がある場合のみ対象外とすることができます。週3日以上勤務のパートタイマーは基本的に育休取得の権利があります。雇用形態ではなく、法律上の要件を正確に確認してください。

Q4. 対象外通知書に会社の印鑑は必要ですか？

法令上、印鑑の押印が必須という明示的規定はありませんが、会社の正式文書として社印または人事部長印を押すことを強く推奨します。印鑑がないと「非公式な連絡」と受け取られるリスクがあり、後日「そのような通知は受けていない」と争われた際の証明力が低下します。

Q5. 対象外通知後、従業員が退職した場合、記録はどう保管すればよいですか？

退職後も、育児・介護休業法に関連する書類は退職日から3年間保管することを推奨します（労働基準法の書類保管義務に準じた対応）。電子化して保管することも可能です。万が一、退職後に労働審判・訴訟が提起された場合でも、通知書の存在が会社側の重要な証拠になります。

Q6. 育休は対象外だが、会社独自の育児支援制度で対応できますか？

はい、法律上の育児休業とは別に、企業が独自の育児支援制度（特別休暇・短時間勤務特例など）を設けることは何ら問題ありません。むしろ、対象外通知を交付する際に「法律上の育休は難しいですが、当社の○○制度をご活用いただけます」と代替案を案内することで、従業員の不満を和らげ、職場環境の維持につながります。

Q7. 対象外判定に誤りがあったことが後日判明した場合は、どう対応しますか？

速やかに従業員に謝罪し、対象外判定を撤回した旨の書面を交付してください。その上で、改めて育休取得申請を受け付け、遡及して育休取得を認める手続きを進める必要があります。同時に、判定誤りの原因を究明し、再発防止策を講じることが企業信頼の維持につながります。